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Lexware Software ab 2019: virtuelle Finanzbuchhaltung direkt auf Ihrem PC ohne Belegtransport aus Ihrem Betrieb heraus

Software- Service- Support -Seminare

© fotolia_55368351


Ab September 2019 bieten Mitarbeiter von Betriebsbetreuung Klein den Einsatz ihres Sachverstands und der Programmkenntnisse inklusive der Fehlerbehebung im inhaltlichen Bereich direkt in der Lexware Software Ihres Netzwerkes oder PCs bei Ihnen vor Ort an.

Betriebsorientierte inhaltliche Zielsetzungen können sein:

Wenn Sie

  • Ihre Lebenszeit oder die Zeit Ihrer Mitarbeiter mehr für strukturelle Arbeit als für Fleißarbeit einsetzen möchten oder müssen (Arbeitsqualität)
  • Ihre Lexware Version im Einsatz ohnehin Lexware Buchhaltung als Zusatzapplikation in Ihrem Programmpaket beinhaltet aber trotzdem noch Umsatzsteuer-Voranmeldungen ausser Haus fertigen lassen (Kostenstruktur)
  • Ihren Betrieb in vollem Umfang bei sich über sofort verfügbare Berichte verstehen und führen möchten (Eigenständigkeit)
  • Ihren zuständigen Mitarbeiter kurzfristig (ver-)missen, da diese abwesend sind (Krankheit, Urlaub, Mutterschutz, Elternzeit) (Arbeitsplatzsicherung)
  • Ihre PC-Arbeitsplätze auf das notwendige vor Ort reduzieren möchten, da unser virtueller Innendienst auch ausserhalb Ihrer gewöhnlichen Betriebszeiten dort aus der Ferne Ihre Arbeitsaufträge über einen eigenen Windows Benutzer auf einem bereits vorhandenen PC abarbeiten kann (Arbeitsplatzeffizienz)
  • Ihre Finanzbuchhaltung auf Dauer in Ihrem Betrieb fertigen lassen möchte und jetzt die Vorbereitung für den Absprung von der Inanspruchnahme von Fremddienstleistungen außer Haus vornehmen möchten, bevor bereits beschäftigte oder neue Mitarbeiter die Finanzbuchhaltung weiter führen (Zeitersparnis)

kann dieses Angebot ein weiterer komplementärer Baustein zur vollständigen Unternehmensleitung sein, der Ihrer geschäftsführenden Verantwortung im Sinne der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und nach Maßgabe der DSGVO gerecht wird.

Technische Rahmenbedingungen werden von Ihnen gesetzt:

Virtueller Innendienst über Fernzugang auf Ihrem PC für Lphn- und Finannzbuchhaltungnvia Lexware Software mit Mitarbeitern von Betriebsbetreuung Klein ( Bild © fotolia 87635179)

Technische Problemstellungen bei Einbettung der Software (Lexware, Elster, Breitbandgröße, Hardware-Qualitäten) in das Betriebssystem, in die Sicherheitssoftware (Firewall und Virenscanner) oder Netzwerk-Anbindung bleiben der Lösung durch Ihren Administrator mit oder ohne (kostenfreier oder kosten-günstiger) Hotline-Anbindung durch Lern-Ware Konzepte UG oder Lexware vorbehalten.

Die Lösungen zwecks Bewältigung technischer Fragestellungen sind im Preis für den virtuellen Innendienst nicht enthalten.

Tipp am Rande für die eigene private Lexware Cloud-Lösung:

Wenn Sie sich einen virtuellen hoch qualifizierten Windows- und Lexware Administrator zu monatlichen Kosten unterhalb des Minijobpreises (bei 2 Zugängen, sonst Verhandlungssache) an Bord holen möchten, ist das ebenso möglich.

Wir bieten zusammen mit Lexware Goldpartnern Zugänge für Rechenzentrumsleistungen an- unten im Bild am VPN- Zugang zu erkennen. Oder Sie einigen sich mit unserem Kooperationspartner darauf, dass dieser für Sie einen eigenen Server zur Nutzung bei Ihnen vor Ort zusammenstellt und für Sie aus der Ferne zusammen mit Ihrem zuständigen Administrator vor Ort betreut.

Diese Entscheidung- online via Internet im Rechenzentrum oder offline via internem Netzwerk vor Ort – hängt von Ihrer Betriebsgröße ab. Bei beiden Varianten ist der jederzeitige Zugriff auf Ihre geschützten Daten via Internet von egal wo auf der Welt, nicht nur aus Deutschland, möglich. Diese Lösungen sind besonders sinnvoll, wenn Sie Lexware Warenwirtschaft samt Zusatztools und betriebsindividueller Formular-programmierungen ebenfalls kosten- und zeiteffizient im Einsatz haben möchten.

Sie selbst haben dann keine Update-Probleme mehr mit Windows oder Lexware. Sie können ganz einfach Ihrer eigentlichen Arbeit nachgehen. Rund um die Uhr. Von egal wo mit einem Notebook egal welcher Art (also auch Macbook/Apple), das über einen gesicherten Internetanschluss zu Ihrem Server im Rechenzentrum oder im eigenen Betrieb verfügt.

Die Notebook-Ausstattung und Kommunikationsmittel unserer Mitarbeiter auf einen Blick:

Unsere Mitarbeiter arbeiten im Sinne der von der DSGVO geforderten Datenminimierung nur auf Ihrem PC mit den betriebsindividuellen Belegen und Datensätzen, die Sie zur Bearbeitung dort ablegen. Von dort findet seitens unserer Mitarbeiter – mit Ausnahme für SVnet oder ELSTER Online- kein Datentransfer nach aussen oder nach innen statt, da dieser normaler Weise ohnehin schon vom Elstermodul in Lexware voreingestellt vorhanden ist.

Alle anderen Internetzugriffe, ausserhalb von Elster online sofern  einer nötig ist,  sollten für diesen Arbeitsplatz in Ihrem PC (im Bild das Fenster mit den Scrollbalken benannt #1) von Ihrem Administrator abgestellt sein.

Virtueller Innendienstmitarbeiter Zugangsoberfläche zu Ihrem PC #1 ohne Datentransfer und Zugang zur Internetrecherche (als Fenster mit Scollbalken, kann auch ganzen Monitor umfassen),  mit eigener PC-Oberfläche #2 zwecks Internet-Recherche, Mail, Chat und Telefonkontakte (eigene PC Oberfläche ist dann hinter der Fenster-Oberfläche des Kunden im Hintergrund). Der Zugang zu Ihrem PC über eine Drittanbieter-Software ist natürlich auch möglich und wirkt sich identisch auf alle Fragestellungen aus.

Elster Online (ab 2020 entfällt von Seiten der Finanzverwaltung die Nutzungsmöglichkeiten über das Elsterformular) ist ohnehin nur notwendig, wenn Datenkorrekturen oder Datenversand über die eingebauten Schnittstellen in Lexware zu den öffentlichen Ämtern nur für elektronische Meldungen vonstatten gehen muss, die es im ELSTER-Modul Ihrer Lexwae Version so nicht gibt.

PC Arbeitsoberfläche über VPN-Zugang oder Drittanbieter Software für Innendienstmitarbetier, der virtuell auf dem PC des Kunden mit dessen Daten arbeitet. Icons stellen notwendige Software-Integration dar- auf Anfrage mehr Details zu den ICONS zusendbar.

Auf dem PC-Arbeitsplatz des Kunden finden aus Gründen des Datenschutzes, der Datenintegrität und der Datenvalidität (DSGVO) von Seiten unserer Mitarbeiter keine Datentransfers ausserhalb von internen Lexware Arbeitsprozeduren statt. Installationen  oder Downloads sollen aufgrund der anzuwendenden Windows-Benutzer-Konstellation für unsere Mitarbeiter  von Ihrem Administrator generell ausgeschlossen sein.

Datensicherungen vor Arbeitsbeginn, zwischendurch und zum Schluss sollten auf einem Ihrer freigegebenen Netzwerkordner oder einer Ihrer mobilen Festplatte von unseren Mitarbeitern für Sie durchführbar sein.

Für die notwendige Kommunikation zwischen Ihnen und uns wird auf der PC-Oberfläche unseres Mitarbeiters entsprechend Sorge getragen (Chat- und VOIP-Telefonie mit Videomöglichkeit, Mailfunktionen über Thunderbird, Kalenderfunktionen für Aufgabenserien).

Es findet dabei ein mündlicher Austausch/Emailverkehr über die notwendige Wahl von Buchungsprozeduren oder Stammdateninhalten bzw. Bewegungsdatenerfassung statt jedoch keine Belegweitergabe oder Beleganhänge zur oder in der Mail. Sämtliche Belege können dabei beidseits auf dem ArbeitsPC beim Kunden angeschaut werden. Über die Notebook-Oberfläche unseres Mitarbeiters werden alle Dokumentdaten des Kunden  immer nur durch den Fensterblick auf den Arbeitsplatz-PC des Kunden zum Anblick parat gestellt.

Eigene Notebook-Oberfläche für den Mitarbeiter im virtuellen Innendienst von BB Klein. Detailangaben zu den jeweiligen Kontaktmöglichkeiten auf Anfrage zusendbar.

Auf dem Arbeitsplatz beim Kunden können die PDFS/Scans entprechend benannt/nummeriert werden (vom Kunden oder virtuellen Innendienstmitarbeiter), um ein und dasselbe Dokument zu thematisieren. Oder auch noch für den virtuellen Innendienst dort nachgereicht werden, falls Belege fehlen sollten (Onlinebanking hat z. Bsp. einen offenen Posten zu wenig im Abgleich, es fehlen noch Stammdatenangaben für neue Mitarbeiter).

Kunden-Dokumente haben keinen Platz auf dem Notebook unserer Mitarbeiter. Die Notebooks unserer Mitarbeiter sind Bestandteile unserer technisch organisatorischen Maßnahmen (TOM laut DSGVO) und haben daher nur eingeschränkte  Möglichkeiten zur Datenaufnahme, Datenspeicherung oder zum Datentransport. Für die technischen Rahmenbedingungen, die Sie bei sich für den virtuellen Arbeitsplatz für unsere Mitarbeiter umsetzen müssten, können wir gern Hilfestellung geben. Es dient beidseitigem Datenschutz und der generell von allen Betrieben geforderten Umsetzung von technisch organisatorischen Maßnahmen auch bei der Datensicherung (DSGVO).

Detailangaben zu den jeweiligen Icons im Mitarbeiter-PC werden auf Ihre Mailanforderung (Kontaktaufnahme am Ende des Textes per Mail ist möglich)  zugesendet.

Absprache der Arbeitszeiten für die Nutzung Ihres PC Arbeitsplatzes durch unseren Mitarbeiter

virtueller Innendienst Lohn in Ihrem eigenen PC mit Fernwartung durch BB Klein Mitarbeiter (Fotolia_5403324)

Sie sprechen mit dem Ihnen zugeteilen Buchführungsmitarbeiter die zur Verfügung stehenden Zeitfenster für seine virtuelle Tätigkeit bei Ihnen ab. Unsere Mitarbeiter arbeiten mir unserem Spezialnotebook grundsätzlich von ihrem Heimarbeitsplatz aus. Sie benötigen flexible Arbeitszeiten, da bei uns eine Maßgabe ist, dass wir unser Arbeitspensum in unser Leben integrieren und nicht unsere Lebenszeit in unser Arbeitspensum. Es kann also vorkommen, dass es die freiwillige Entscheidung unseres Mitarbeiters ist, ausserhalb der gewöhnlichen Geschäftszeiten (Mo-Fr, 08.00h- 18.00 h) für Sie tätig zu werden. Wir unterstützen diese Arbeitsplanung voll und ganz- Sie auch?

Dennoch gibt es Zieltermine, zu denen das Arbeitspensum ganz einfach geschafft sein muss. Diese überwachen wir für Sie. Zur Not helfen wir mit. Das bedeutet, wir brauchen zwar nur einen Windows-Zugang, aber zwei Lexware-Benutzer-Zugänge. Für den Fall, dass unser Mitarbeiter verhindert ist (selbst krank, kindkrank, Urlaub, Feiertag etc.) wird die Arbeit dennoch erledigt sein.

Sie können anhand der DSGVO-Zugriffsprotokolle in Lexware Software und mittels unserer Monats-Aufzeichnungen verfolgen, wer wann für Sie tätig war. Die ersten drei Monate, in denen wir Arbeitsaufträge erhalten, werden der zuständige Mitarbeiter und Margit Klein mit Ihnen zusammen alles so einrichten (betriebsindividuelle Ordnerkonzeption mit notwendigen Unterordnern, Monatsaufträge mit betriebserforder-lichem Inhalt,  Onlinebanking bei Bedarf), dass auf Dauer beide Vertragspartner ihre Arbeitszeit effizient nutzen. Ziel ist es, auch bei Ihnen mühsame betriebliche Arbeitszeit zu sparen und eventuell  in erholsame private Freizeit umzuwandeln.

 Ihre Vorteile bei Bezug von Leistungen der virtuellen Innendienstmitarbeiter:

  1. Umstzsteuer-Voranmeldungen via Internet ohne Belegtransport – Datenschutzkonformität.
  2. Sofort greifbare und nachvollziehbare Belege und Beleghistorie- Datenchronologie.
  3. Datensicherungen am Ort Ihrer Wahl vor und nach den Eingaben- Datensicherheit.
  4. Eigene Mitarbeiter können sofort Ihre Finanzbuchhaltung übernehmen –Datenübernahme.
  5. Finanzbuchhaltung mit Stundenpreis pro Monat möglich- Datenverarbeitungspreis.
  6. Betriebswirtschaftlich orientierte Besprechung BWA und Finanzkennziffern-Auswertung mit geringem Aufpreis vereinbar- Datenbasisausnutzung.
  7. Einbindung der  Lexware-Warenwirtschaft-Applikation für Eingangs-, Ausgangsbelege und Lagerwirtschaft als zusätzliche Effizienzmaßnahme optional verfügbar- Datenbasiserweiterung.

 

Unsere Zugangsmöglichkeiten auf Ihren PC- entweder oder Lösung:

A) Sie ermöglichen uns einen Tunnelzugriff via Internet mittels Routereinstellungen in Ihrem Betrieb:

Betriebsbetreuung Klein virtueller Innendienst Verbindung über privaten Tunnel via Internet auf Windows Benutzeroberfläche fremder PC- Administratoraufgabe bei Ihnen

B) Sie ermöglichen uns einen Remotedesktopzugriff über eine Drittanbieter-Software mit eigenem Passwort:

Betriebsbetreuung Klein virtueller Innendienst Verbindung über Remotesoftware auf fremden PC-Downloadprogramm und Kauf einer Lizenz von einem Drittanbieter für RDP-Software

Preisgestaltung und Arbeitsumfang ist individuell vereinbar

Pro Monat wird ein Grundpreis von 50,00 € netto erhoben, der allerdings auf die variable Stundenanzahl des Monats voll anrechenbar ist.

Vorbereitende Abschlussbuchungen für die Erstellung der eigenen E-Bilanz oder für einen Steuerberater

  • Abschreibungen bei Anlagevermögen bei Nutzung der Zusatz-Software Lexware Anlagen-Verwaltung,
  • vorläufige Umsatzsteuerverprobung,
  • Vorschlag zur Berücksichtigung von Gewerbesteuer-Zahlungen,
  • Prüfung auf technische Versendbarkeit der EÜR /E-Bilanz über Lexware Elster in Bezug auf anzuwendende Taxonomie

werden ebenfalls mit zur Zeit 100,00 € netto einmalig zusätzlich berechnet, ohne Anrechnung auf den Grundpreis, wenn diese Tätigkeiten nicht vom Unternehmer selbst übernommen werden sollen.

Grundvoraussetzungen:

  1. Sie haben Ihr Lexware Software Abonnement bei Lern-Ware Konzepte UG und zahlen dafür einmalige Jahrespreise.
  2. Sie stellen einen virtuellen PC-Zugang über einen VPN-Tunnel oder mittels einer Remotedesktop-Software zu der Buchhaltungsanwendung Ihrer Software für unsere Mitarbeiter zur Verfügung (Windows-Benutzer-Ebene ohne Installationsrechte, Lexware Benutzerebene auf Finanzbuchhaltung der betroffenen Firma beschränkt).

    BB KLein Arbeitsauftrag Buchhaltung auf Kunden PC für virtuellen Mitarbeiter von Betriebsbetreuung Klein, bei Bedarf alles einzeln ablegbar für bestimmte Personen oder Abteilungen im Rechner oder Netzwerk

  3. Sie nutzen das von uns konzipierte Ordnerdateien-System auf Ihrem Arbeitsplatz-Desktop für unseren Mitarbeiter für die beidseitige Kommunikation über die jeweilige monatliche Aufgabenstellung.

    Betriebsbetreuung Klein virtueller Innendienst für Ihre Finanzbuchhaltungszwecke im virtuellen Innendienst

  4. Sie ermöglichen den Zugriff auf ein Elster-Zertifikat für den Versand oder Empfang von Daten des Finanzamts für unsere Mitarbeiter zur Ablage und Kontrolle in Ihrer Lexware Anwendung in Ihrem PC Arbeitsplatz.
  5. Sie kontrollieren die Einträge unserer Mitarbeiter im erledigten Arbeitsauftrag auf Vollständigkeit und senden uns dann diesen zwecks Abrechnung als PDF zu.

Datenschutz- und Betriebsprüfungs- Hintergrund:

Für Betriebsprüfungszwecke stehen Ihnen dann ohne Mehrkosten alle Daten mit den Prüfungsberichten für den Zoll bzw. das Finanzamt vollständig & jederzeit zur Verfügung.

Darüber hinaus haben Sie über die Monatsprotokolle & Datensicherungen sowohl einen Baustein für die Verfahrensdokumentation aus GoBD-Gründen als auch alle Anforderungen, die die Datenschutzbehörde an die jeweiligen Zugriffsprotokolle stellt, im Griff.

Auch in Bezug auf Archivierungs-Notwendigkeiten dienen die Ordnerinhalte als zweckmäßige Kopien der Datenbankinhalte und können über mobile Festplatten oder durch Übertrag auf einen weiteren Archivierungs-PC in Ihrem Unternehmen allen diesbezüglichen Fragestellungen chronologische  Antworten geben.

Interesse? Bitte mail(d)en: info@betriebsbetreuung-klein.de